Las empresas de hoy buscan constantemente formas de optimizar sus operaciones para mejorar la productividad y reducir los costos generales. La solución a la que muchos recurren es la subcontratación de procesos comerciales (BPO), donde las funciones comerciales no centrales se subcontratan a un proveedor de servicios externo. BPO ha demostrado ser una forma efectiva de administrar costos, reducir el tiempo de comercialización y mejorar la satisfacción del cliente.
Sin embargo, con tantos proveedores de servicios BPO disponibles en el mercado, puede ser un desafío para las empresas elegir el socio adecuado que satisfaga sus necesidades específicas. Este artículo repasa los factores clave que las empresas deben tener en cuenta al seleccionar la empresa de BPO adecuada para garantizar una relación de subcontratación exitosa.
- Defina sus necesidades comerciales
El primer paso para seleccionar la empresa de BPO adecuada es identificar sus necesidades comerciales específicas. Determine qué procesos desea subcontratar e identifique lo que desea lograr al hacerlo. Esto podría ser una mayor eficiencia, costos reducidos, acceso a habilidades especializadas o simplemente más tiempo para concentrarse en las funciones comerciales centrales.
- Realizar un análisis de mercado
A continuación, realice una investigación de mercado para identificar posibles proveedores de servicios de BPO. Busque proveedores que se especialicen en los servicios específicos que desea subcontratar y que tengan experiencia trabajando con empresas similares a la suya. Esto podría incluir la subcontratación de procesos legales, atención al cliente, operaciones administrativas o marketing digital.
- Evaluar su experiencia y capacidades
Una vez que haya preseleccionado a algunos proveedores de servicios de BPO, revise su experiencia y capacidades en las áreas que desea subcontratar. Tenga en cuenta los límites de umbral, la escalabilidad y la experiencia del proveedor en el manejo de procesos similares.
Si está buscando un proveedor que tenga una sólida experiencia en atención al cliente, por ejemplo, asegúrese de que tenga suficiente experiencia en el manejo de consultas de clientes a través de varios canales, como teléfono, correo electrónico o chat. Si el proveedor carece de experiencia en algunas áreas, esto puede generar demoras, incumplimiento de plazos y resultados deficientes.
- Mire en sus capacidades técnicas
En la era digital, es esencial analizar las capacidades técnicas del proveedor de servicios de BPO que está considerando. Esto incluye su infraestructura de TI, medidas de seguridad y soluciones de software.
Pregúntele a su proveedor potencial por sus especificaciones de hardware, software y red y verifique que estén actualizados. Infórmese sobre sus medidas de seguridad de datos, políticas de respaldo de datos y planes de recuperación ante desastres, para asegurarse de que cumplan con las regulaciones de su empresa.
- Evaluar sus habilidades de comunicación
La comunicación efectiva es crucial en las relaciones BPO. Asegúrese de que el proveedor de servicios cuente con los canales de comunicación adecuados, que permitan una comunicación fluida con su empresa. Esto puede incluir videoconferencias, herramientas de gestión de proyectos, correo electrónico o soporte de chat.
Asegúrese de que el dominio del idioma del proveedor esté en línea con los requisitos de su negocio y, si es necesario, contrate los servicios en su idioma nativo.
- Verificar su precio y proceso de pago
El precio es otro factor importante a considerar al elegir un proveedor de servicios de BPO. Asegúrese de tener una comprensión clara de su modelo de precios y condiciones de pago, y verifique si hay tarifas o cargos ocultos.
Compare los precios de diferentes proveedores para tener una idea de la tasa de mercado y evitar pagar de más. Pregunte por las opciones de precios, incluidos los precios por hora y de tarifa fija, y elija la opción que mejor se adapte a su presupuesto y necesidades.
- Compruebe su flexibilidad y capacidad de respuesta
Finalmente, verifique la flexibilidad y capacidad de respuesta del proveedor de servicios de BPO que está considerando. Asegúrese de que puedan adaptarse rápidamente a sus cambiantes necesidades y requisitos comerciales. Además, verifique que tengan suficiente personal para manejar su proceso, de modo que no enfrente demoras.
Un proveedor de servicios que responde rápidamente, ofrece Soporte 24/7, y tiene horarios de trabajo flexibles puede permitirle maximizar los beneficios de BPO.
Elegir la empresa de BPO adecuada es crucial para garantizar una subcontratación exitosa, una reducción de costos y una mayor eficiencia. Al considerar los factores mencionados anteriormente, incluida la definición de sus necesidades comerciales, la realización de análisis de mercado, la evaluación de las capacidades técnicas y de comunicación y la verificación de la flexibilidad y la capacidad de respuesta, puede tomar una decisión informada al elegir un proveedor de servicios de BPO.